Система отчетности «Открытая книга»

Бизнес-центры класса А в Москве уже некоторое время предлагают арендаторам отчетность по эксплуатационным расходам в формате «Открытая книга». Использование данного формата уже стало неотъемлемой частью предложения от профессионального арендодателя в этом сегменте. Данное предложение возникло как ответ рынка на требование преимущественно зарубежных арендаторов иметь возможность производить аудит эксплуатационных расходов и отчитываться перед головным офисом в понятном для зарубежных специалистов формате.

Система или принцип «Открытая книга» (open book) является стандартной практикой профессиональных собственников класса А.

Зачем?

Понимание данного формата может дать вам возможность отслеживать эксплуатационные расходы и понимать, за что вы платите в рамках платежа по эксплуатационном расходам и на какой объем услуг от собственника или управляющей компании можете рассчитывать в рамках данных платежей, особенно учитывая, что в Москве они составляют, в среднем, 7 – 8 тыс. руб. за квадратный метр в год.

Открытая книга позволяет прозрачно отслеживать весь объем услуг, предоставленных арендатору в течение года аренды, а также отслеживать стоимость данных услуг.

Как реализуется?

К договору аренды идёт приложение с перечнем всех предоставляемых услуг. Арендатор может проверить его целиком, посмотреть весь список, попытаться добавить или убрать определённые пункты в ходе коммерческих переговоров. В договоре прописывается пункт о том, что расчет по эксплуатационным расходам ведётся по принципу «Открытая книга» («open book»), и в дальнейшем арендатор получает Excel-файл для проведения аудита.

Расчетные и фактические операционные расходы

В начале года арендодатель или управляющая компания предоставляет расчет на год по системе «Открытая книга» с указанием расчетной ставки за эксплуатационные расходы в год. В конце года арендодатель подводит итоги, и, в случае, если за год пришлось заплатить несколько больше суммы за эксплуатацию здания, арендатор получает фактические цифры операционных расходов, по которым, как правило, необходимо доплатить.
Конечно, может быть и так, что расчетные цифры оказались больше фактических – в этом случае арендатор в праве получить возврат части средств. Благодаря «Открытой книге» арендатору легко проверить разницу между расчетными и фактическими расходами при помощи аудита.
Из практического опыта арендаторов, в случае, если аудит обнаруживает завышенные траты – например, слишком дорогое дерево, закупленное для благоустройства территорий – выставление требований арендатору не несёт последствий, и уплаченные средства не возвращаются. Однако это не классический случай.

«Открытая книга» позволяет арендатору производить аудит эксплуатационных расходов.

Причины индексации «открытой книги»

Как правило, разница между расчетными и фактическими расходами вырастает в среднем на уровень инфляции, потому что даже те услуги по обслуживанию бизнес-центра, на которые собственник заключает договоры, могут индексироваться и, соответственно, дорожать. Так что изменение расходов по «открытой книге» на уровень инфляции – вполне допустимая практика.
На практике, расходы по «открытой книге» могут увеличиться и в том случае, если увеличатся налоги на землю и недвижимость. Соответственно, возрастание «открытой книги», которое коррелирует с ростом налогов, также можно считать объяснимым.

Эксплуатационные расходы по open book могут вырасти либо на величину инфляции, либо в соответствии с ростом налогов.