Коммерческое предложение

Не существует единого формата коммерческих предложений по аренде офисных площадей. Все коммерческие предложения собственники делают в виде небольшой презентации на 2-3 листа А4, где указывают основные параметры здания и условия входа в договор. Чтобы их правильно сравнить, в идеале, нужно получить их от собственника в определённом формате, однако, на практике это почти невозможно.

У нас на руках оказывается набор условий по нескольким зданиям, которые невозможно корректно сравнить «как есть».

Вы уже прошли следующие этапы поиска и подбора нового офиса:

• Составление ТЗ на переезд,
• Выбор подходящих вариантов через базу предложений от собственника,
• Формирование короткого списка претендентов.

На этом этапе вы или ваш консультант связывается с собственниками интересующих вас бизнес-центров и запрашивает коммерческие предложения по ним.

Что входит в КП?

Чаще всего, профессиональное коммерческое предложение по аренде помещений состоит из двух частей:

1. Условия аренды, где прописаны ставки, порядок оплаты и другие важные моменты,
2. Технические характеристики здания, где обозначены основные моменты по зданию, характеристики этажа, мощность по электричеству, системы отопления, вентиляции, кондиционирования.

В хорошем предложении это должно быть указано. Редко, но бывает, что вместо этой информации собственник в ответ на ваш запрос отвечает только цифрами ставки и операционных расходов. В этом случае, мы уточняем недостающую информацию по этому списку.

Технические характеристики: на что обратить внимание

Считывать эти данные и использовать их практически будут:

• Ваш архитектор при составлении плана рассадки,
• Ваш управляющий процессом ремонта и отделки помещений,
• Ваш специалист АХО, поскольку арендатор обязан поддерживать арендуемые помещения в надлежащем состоянии и производить ремонт в случае их поломки.

Технические характеристики здания будут влиять на то, насколько эффективно вы сможете использовать площади под ваши нужды, они необходимы для составления плана рассадки людей, планирования отделочных работ, а также надлежащей эксплуатации арендуемых помещений.
Арендатор несёт ответственность за состояние всех систем, которые находятся у него в помещении. Если за системы в местах общего пользования ответственность несёт собственник, то за инженерные системы в арендованных помещениях несёт арендатор. В этом случае, техническая информация важна, потому что арендатор будет эксплуатировать все системы.
При аренде нового офиса всегда есть два варианта:

• Либо арендатор въезжает в отделанное помещение и пользуется тем, что уже есть,
• Либо арендатор будет сам делать отделку и получает помещение без отделки (shell and core).

Именно во втором случае особенно важно знать, какие возможности может предоставить арендатору здание для того, чтобы правильно составить ТЗ на отделку и выполнить работы, а также иметь возможность в помещении полноценно пользоваться отоплением, вентиляцией, кондиционированием.

Арендная плата: на что обратить внимание

В графе «арендная плата» необходимо понимать, базовая ли это ставка или плата, которая включает в себя другие расходы. В последнем случае, особенно если это традиционная ставка «всё включено», нужно понять, из чего ставка all-in состоит:

• База + OPEX (операционные расходы)
• База + OPEX + НДС

На практике разные собственники могут понимать ставку «всё включено» по-разному, а если собственник не самый профессиональный, то здесь нужно рассмотреть состав ставки особенно тщательно, чтобы избежать проблем в будущем.
В том числе, необходимо выделить базовую ставку, чтобы сравнить её с базовой ставкой других предложений.
На рынке существуют специалисты, представляющие интересы арендатора (tenant representation), которые помогают вам оценить, насколько адекватны расходы на сервис, паркинг, ремонт – и таким образом спрогнозировать, что вас ждёт на новом месте аренды. Самостоятельно в это вникать мы не рекомендуем, т.к. если собственник допускает в чем-то определённые погрешности, и по вашим вопросам поймет, что вы недостаточно разбираетесь в теме, то исход переговоров будет, к сожалению, не в пользу арендатора.

Операционные расходы: на что обратить внимание

В случае с уже включенными операционными расходами, их нужно разобрать для себя отдельно, так как в OPEX входит обширный перечень услуг, и они должны стоить определённые суммы. В противном случае, арендатор даже для себя не поймёт, на какую сумму ему ежемесячно оказываются услуги. В самом крайнем случае, ситуация может сложиться такая, что арендодатель просто заложил очень большую базовую ставку и при этом не оставил достаточного бюджета на уборку снега и льда – ваши сотрудники будут «скользить по льду» по дороге на работу, и вы не сможете повлиять на ситуацию.
Таким образом, при рассмотрении OPEX, уточните:

• Перечень услуг в рамках OPEX,
• Какая часть расходов OPEX контролируемая, а какая неконтролируемая,
• Уровень индексации контролируемой части OPEX, для того чтобы она индексировалась разумно,
• Отдельно: из чего состоит неконтролируемая часть OPEX. Часто, в нее входят не только коммунальные платежи, но и различные налоги.

Ставка на парковку: важные детали

Коэффициент парковки – это то, на сколько мест арендатор может претендовать. Если ему надо 100 кв. м и 10 машиномест, но при этом парковочный коэффициент в здании равен 1:100 – в этих условиях арендатору предоставят только 1 машиноместо, за которое также взымается определенная ежемесячная ставка.
Ставка за парковку – сумма, которую арендатор ежемесячно оплачивает за выбранные машиноместа.
Здесь существует определённая тонкость: коэффициент парковки – это право воспользоваться определённым количеством машиномест, однако, арендаторы не всегда реализуют его на 100%, поэтому свободные места на парковке БЦ остаются. В этом случае, если в здание приходит компания с большим автопарком, то возможна ситуация, когда в здании, где коэффициент парковки определенный и достаточно высокий, новый арендатор может взять больше машиномест, чем это позволяет коэффициент. Таким образом, парковочный коэффициент используется, в первую очередь, для макетирования БЦ, а на переговорах обсуждается конкретная ситуация, и часто можно договориться о специальных условиях.

Если вашей организации нужно много парковочных мест, наименьшая цена за машиноместо, а также наибольший парковочный коэффициент будут в благоустроенных бизнес-центрах класса А и В за МКАД.

Какие мы платим налоги: входит или нет НДС

Подготавливая различные КП для сравнения, выделите НДС: включен он в ставку или не включен и идёт отдельно. В последнем случае нужно считать отдельно НДС на парковку, OPEX и базовую ставку. Чаще всего в коммерческом предложении все ставки указываются без учета НДС.

Что в КП не входит

• Штрафы,
• Права и обязанности арендатора и арендодателя подробно,
• Ответственность арендатора и арендодателя,
• Механизмы расторжения договора аренды,
• Форс-мажоры и т.д.

Эти сведения прописываются в самом договоре и являются частью коммерческих переговоров по заключению договора аренды офисных помещений.
Для проведения коммерческих переговоров, вам также могут быть полезны наши материалы:
БТИ или BOMA? – Какой метраж выгоднее?
ТЗ на подбор офиса – как составить?
ИНФОГРАФИКА: прогноз рынка офисной недвижимости, 2018
Этапы сделки аренды
Собственник, риэлтор или консультант – в чем разница для арендатора?
Чек-лист по выбору консультанта: какие задавать вопросы?
О чем говорить во время просмотров?
Структура платежей по аренде – давайте разберёмся!
Структура OPEX
Контролируемый и неконтролируемый OPEX – ставим ограничения
Открытая книга для контроля OPEX